O contador é seu amigo
Antes de apresentar os conceitos, é importante lembrar que, mesmo que você se empenhe, estude bastante e adquira um bom conhecimento na área, não quer dizer que ter uma boa relação com um contador qualificado seja dispensável. Na sua empresa, você só tem a ganhar com a assessoria de um profissional ou equipe que transmita segurança e que seja acessível para tirar dúvidas. Afinal, a contabilidade é uma área espinhosa, e cometer erros nos registros, mesmo sem má intenção, pode ser imensamente prejudicial a sua empresa. Conceitos da contabilidade para não contadores Patrimônio O que é: Patrimônio é o nome que se dá ao conjunto de bens, direitos e obrigações de uma empresa. Geralmente, usa-se o termo “patrimônio líquido”, que é o saldo positivo resultante da diferença entre os ativos (bens que podem gerar recursos econômicos no presente ou futuro) e passivos (obrigações financeiras a serem pagas a terceiros). Para que serve: É um cálculo fundamental para servir de base ao balanço patrimonial (veja a seguir). Exemplo: São exemplos de ativos dinheiro, produtos em estoque, máquinas e contas a receber. Já passivos são contas a pagar e empréstimos. Balanço patrimonial O que é: O balanço patrimonial é uma demonstração financeira, contábil e econômica, que expressa a situação de uma empresa em determinada data, de forma qualitativa e quantitativa. Para que serve: É uma das mais importantes declarações financeiras da empresa, e sua principal finalidade é fornecer um quadro preciso da contabilidade da empresa. É fundamental para o controle do patrimônio e para a saúde financeira da empresa. Exemplo: Nesse artigo, você poderá saber mais sobre o assunto e baixar um modelo de planilha para fazer o balanço patrimonial da sua empresa. Resultado O que é: Comparando o patrimônio líquido passado com o presente, você pode calcular o resultado da sua empresa em determinado período. O valor da soma dos bens sempre muda, de acordo com o desempenho da companhia. Para que serve: Se o patrimônio baixou, significa que a empresa teve prejuízo no período; se aumentou, teve lucro. Mas é importante calcular exatamente qual foi o resultado para ver se está de acordo com as metas traçadas no planejamento estratégico. Demonstração de Resultado do Exercício O que é: A Demonstração de Resultado de Exercício (DRE) é um resumo das operações financeiras da empresa em um determinado período. Para que serve: A DRE é o documento no qual, além de deixar claro se, nesse tempo, a companhia teve lucro ou prejuízo, você vai detalhar o resultado – especificando receita de vendas, impostos, custos de produção, despesas variáveis, etc. Demonstração do Fluxo de Caixa O que é: A Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) é um documento que serve para mostrar detalhadamente qual foi o resultado entre as entradas e saídas do caixa da empresa durante um determinado período de tempo. É semelhante à DRE, mas na DFC você considera o dinheiro que efetivamente entrou, e não o registro das transações. Para entender melhor, veja o item a seguir, “Regimes de contabilidade”. Para que serve: A DFC só é obrigatória para sociedades de capital aberto, ou com patrimônio líquido superior a R$ 2 milhões. Mas, para pequenas empresas, é uma ferramenta importante para o controle interno, que permite avaliar o ciclo financeiro e, se necessário, renegociar contratos com fornecedores e clientes, visando equilibrar as datas de recebimento e pagamento, para ter sempre capital de giro sem recorrer a empréstimos. Regimes de contabilidade Existem dois tipos de regimes de contabilidade: Regime de competência: É quando os valores são contabilizados no mês em que a transação ocorreu, independente de quando o dinheiro será pago ou recebido. Por exemplo, se você vendeu um produto em julho, mas só receberá o dinheiro em agosto, no regime de contabilidade a receita é contabilizada em julho. Esse é o regime usado no DRE. Regime de caixa: Nesse regime, acontece o contrário: as receitas e despesas só são contabilizadas quando o dinheiro entra ou sai de fato. Por isso, é usado no DFC, que é um demonstrativo sobre o fluxo de dinheiro no caixa, não sobre o balanço entre compras e vendas. Plano de Contas O que é: O plano de contas é uma maneira de categorizar as contas da empresa. Você vai registrar as operações em categorias, que podem estar divididas por conta bancária ou por centro de custo. Para que serve: O plano de contas serve para organizar o registro das movimentações, com informações que servirão de base para elaborar as demonstrações contábeis que explicamos acima. Exemplo: Acesse este artigo, saiba mais sobre o plano de contas e baixe um guia que explicará como realizá-lo. Conclusão Como você deve ter percebido, organizar as finanças de uma empresa não é tarefa simples. Isso tudo pode ser facilitado com a adoção de um sistema de gestão, que permitirá a você economizar várias horas em uma semana – afinal, suas sessões são integradas, diminuindo o retrabalho do preenchimento das planilhas. Vale ressaltar que, mesmo com um software que facilite o trabalho, é muito importante consultar o seu contador sempre que você tiver dúvidas. Ele poderá orientar você sobre a maneira mais adequada de registrar determinada informação contábil.
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A importância das rotinas na pequena empresa
Sem um acompanhamento rigoroso das finanças, você coloca em risco a saúde da empresa. E não estamos falando apenas em monitorar a conta bancária e no acompanhamento básico das entradas e saídas, e sim de processos diários, semanais e mensais, que, se não cumpridos, geram um efeito dominó de desorganização financeira. Para ajudar você nessa tarefa, abaixo falamos um pouco sobre as principais rotinas na pequena empresa. Veja quais são: Rotinas diárias Controle de entradas Qualquer movimentação no caixa da empresa precisa ser registrada, especificando o meio de pagamento. É o controle básico para todas as outras rotinas. Isso inclui, é claro, registrar cada venda efetuada. Não se trata apenas de ter o lastro das notas fiscais emitidas para cumprir as exigências tributárias, mas, antes disso, de um recurso básico para embasar decisões e relatórios sobre a situação da empresa. Para isso, muito mais eficiente do que um caderninho, uma gaveta com os comprovantes impressos das operações ou uma planilha no Excel, é um sistema de gestão informatizado, que permita cada registro com poucos cliques. Contas a pagar Esteja sempre em dia com as contas que você tem a pagar. Isso inclui fornecedores, telefone, internet, luz, aluguel… Enfim, tudo o que é necessário para manter a empresa em operação. Claro que a maioria dessas contas é mensal, mas consideramos esse um controle diário porque todo dia é necessário checar se há algum compromisso vencendo. Conciliação bancária A conciliação bancária é a rotina de comparar o controle interno do saldo da sua empresa com o extrato bancário, verificando se há alguma incongruência – e se valores referentes a pagamentos via boleto ou cartão realmente entraram. Não é obrigatório que se faça a conciliação bancária todos os dias – há quem faça uma vez por semana ou até por mês. Mas recomendamos que ela seja diária para ter sempre o número atualizado. E, caso seja notada alguma diferença entre o controle interno e o saldo bancário, é possível agir rapidamente para identificar a origem do problema. Fluxo de caixa O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle financeiro mais importantes de uma empresa. Trata-se de uma projeção todas as entradas e saídas em um período futuro – normalmente de, pelo menos, três meses. Com ele, é possível, por exemplo, antecipar que, em tal data, você precisará de mais capital de giro, ou poderá fazer aquele investimento que está planejando. Há empresas que fazem o seu fluxo de caixa apenas uma vez por mês, ou semanalmente. Mas um acompanhamento diário é a melhor maneira de ter um fluxo de caixa sempre condizente com o que realmente se passa com a empresa. Rotinas semanais Revisão do estoque Integrado com o sistema que registra as suas vendas, você precisa de um controle de estoque, para saber quantos itens tem e identificar quando é necessário encomendar mais do fornecedor. Esse acompanhamento, quando informatizado, é diário, pelo simples motivo de que é diretamente associado ao registro das vendas. O que incluímos na categoria de rotinas na pequena empresa que devem ser feitas semanalmente é a revisão do estoque, processo que também é chamado de inventário. O seu principal objetivo é checar se os números batem, ou seja, se não houve desvios ou erros no controle diário. Além disso, fazer uma análise visual semanalmente permite perceber coisas que, no computador, é mais difícil. Por exemplo, você pode se dar conta de que um item acumulou por estar vendendo pouco e agora apenas ocupa espaço no estoque, o que pode inspirar uma promoção para liquidá-lo. Cobranças Clientes inadimplentes são uma realidade em praticamente todas as áreas. Para ser empresário, portanto, você precisa aprender a lidar com isso. A dica, aqui, é criar uma rotina semanal de cobranças. O grande desafio é, além de conseguir o dinheiro que lhe devem, não perder o cliente – se isso for conveniente para o negócio, é claro. Para isso, organize-se, separando os inadimplentes habituais dos frequentes, aqueles que atrasaram poucos dias daqueles que estão devendo há mais de mês, etc. Para cada tipo de devedor, você usará uma abordagem diferente – alguns podem querer negociar, por exemplo. A regra é jamais ser rude, fazer ameaças ou mandar recados para outras pessoas. Caso contrário, você estará desrespeitando o Código de Defesa do Consumidor e correrá o risco de sofrer ações judiciais por danos morais. Rotinas mensais Folha de pagamento O pagamento de salários está entre as principais despesas de uma empresa, e é feito mensalmente. Para facilitar o controle de pagamentos já realizados, há empresas que utilizam uma conta corrente especial para isso. Mas, se o seu negócio tem poucos funcionários, isso não é necessário. A dica é contar com o auxílio de um contador para, além do salário devido a cada um, calcular encargos como horas extra, benefícios e rescisões, além de organizar questões como a retirada do seu pró-labore e o controle de faltas. Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) O DRE é um documento que as empresas precisam elaborar anualmente por questões legais de divulgação, mas, seguindo as boas práticas de controle financeiro, deve ser apurado mensalmente. O demonstrativo irá, simplesmente, detalhar o resultado líquido da empresa no período avaliado. Ou seja, se ela teve lucro ou prejuízo no mês em questão, e de quanto. Eis uma ferramenta fundamental para a avaliação do desempenho da empresa. Fechamento Fechando o mês, você precisa arcar com os seus compromissos tributários. Se a sua empresa está no regime de tributação Simples Nacional, poderá utilizar um documento único de arrecadação, o DAS. Para a apuração, envie para o seu contador todas as notas fiscais emitidas e recebidas no período. O DAS contempla o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), Contribuição para o PIS/Pasep, Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Automatize e ganhe tempo Todas essas rotinas na pequena empresa tomam tempo. Mas é possível diminuir sensivelmente o período gasto com essas tarefas diárias, semanais e mensais. Basta encontrar a solução certa, que mais tem a ver com o seu negócio. Assim, será possível dedicar mais tempo ao planejamento estratégico da empresa. O que são as duplicatas descontadas?
A duplicata é um documento emitido junto da nota fiscal por uma empresa que vende uma mercadoria ou presta um serviço a outra. Ela funciona como prova do contrato de compra e venda entre as partes, na qual consta o valor a ser pago e o vencimento do título. A duplicata funciona como um título de crédito. Não se trata de um documento de cobrança, porque deve estar sempre vinculada a uma transação comercial. Nesse sentido, ela é mais complexa que um simples boleto bancário, por exemplo. A empresa que vendeu seu produto ou serviço tem em mãos, então, um documento que representa o compromisso do comprador (sacado) em pagar o vendedor (sacador). E aqui chegamos ao próximo conceito. Duplicatas descontadas são os títulos de crédito ou promessas de recebimento a partir de contratos assinados usadas por uma empresa como garantia para obter crédito bancário. Os bancos oferecem linhas de crédito especiais para duplicatas descontadas de empresas. Alguns se referem a esse tipo de crédito como “antecipação de recebíveis”, tratando a operação como um simples adiantamento do dinheiro futuro. Mas esse movimento deve ser pensado por você como quaisquer outras modalidades de empréstimo, pois há pagamento de juros e taxas sobre ele. Geralmente, no entanto, é uma opção de crédito mais vantajosa que as demais, pois costuma ter taxas menores e muito menos burocracia. Pode ser, portanto, uma alternativa interessante para obter capital de giro. Convém, é claro, certificar-se antes de que essa é a alternativa com melhor custo-benefício, comparando-a com as demais linhas de crédito. E antes de pedir qualquer tipo de empréstimo bancário, uma boa ideia é conversar com seu contador. Por ter muito conhecimento sobre finanças, ele tem dicas valiosas sobre modalidades de crédito e, principalmente, ações para avaliar se realmente é o momento de recorrer a um banco. Tipos de desconto A negociação com o banco sobre o crédito obtido a partir do desconto de duplicatas pode ocorrer de várias maneiras. Veja as possibilidades: Cobrança simples É quando o sacador (vendedor) toma o crédito após descontar a duplicata, o sacado (comprador) paga em dia e a operação é quitada. Caso o devedor atrase o pagamento, o dinheiro é debitado da conta da empresa que vendeu o produto e descontou a duplicata. Cobrança caucionada É um contrato de empréstimo no qual o banco tem como garantia as duplicatas de todas as vendas da empresa. O sacador (vendedor), por sua vez, pode tomar determinado percentual das vendas como crédito. Endosso de duplicata Também pode ser negociado o endosso da duplicata para o banco. Ele pode ser do tipo mandato, no qual a instituição financeira fica apenas com a responsabilidade de cobrar o credor, ou translativo, em que os direitos do crédito são transferidos. Nesse segundo caso, geralmente a operação envolve um sócio da empresa como avalista. As duplicatas endossadas são causa comum de imbróglios jurídicos no Brasil, quando o banco protesta um título que não teve aceite por parte do sacado (comprador). Abaixo, vamos entender melhor essa questão. Aceite de duplicata Segundo a Lei Nº 5.474, de 18 de julho de 1968, a duplicata é o único título de crédito admitido para documentar o saque do vendedor em um contrato de compra e venda mercantil. Ela deve conter, entre outras informações, “a declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite, cambial”. O mais correto e garantido para o sacador (vendedor) é que o sacado (comprador) assine a sua concordância na própria duplicata, mas há outras possibilidades de aceite. Vamos conhecer cada uma: Aceite ordinário Ao receber o produto, o representante da empresa sacada assina na própria duplicata, em um campo próprio, o aceite da compra nos termos descritos, devolvendo o título em seguida à empresa credora. Aceite presumido O sacado não assina diretamente no título ou não o devolve, mas, em contrapartida, recebe as mercadorias em questão e, sem qualquer ressalva, assina um comprovante de recebimento. Assim, presume-se que esteve de acordo com a compra e aceitou o débito com a outra empresa. Aceite por comunicação Nesse caso, o sacado (coprador) também não assina na duplicata o aceite do débito, mas comunica à empresa sacadora (vendedora) por escrito, em papel, que está de acordo. O comprador pode recusar o aceite em um dos casos abaixo descritos, novamente segundo a Lei Nº 5.474/1968:
Por que o aceite é tão importante? O aceite é importante nesse processo porque, quando você for descontar uma duplicata, o banco analisará o título quanto à sua liquidez. Se o aceite não estiver claro, isso significa uma duplicata cujo pagamento não é tão provável. Se o desfecho for a inadimplência do sacado, o aceite será a maneira de comprovar que ele está em débito com a sua empresa ou com o banco. Assim, se o caminho for uma cobrança judicial, você precisa se certificar que houve um dos tipos de aceite acima explicados. Claro que isso tudo será uma grande dor de cabeça. Por isso, o ideal é se prevenir e priorizar relações comerciais com bons pagadores. Se precisar descontar uma duplicata, escolha a de uma empresa na qual você tem confiança, para evitar incômodos com o banco. Controle de contas a receber Mesmo que você não precise descontar as duplicatas para ter capital de giro, controlar o pagamento das duplicatas emitidas é fundamental para garantir a saúde financeira da sua empresa. Afinal, se o cliente não pagar, mesmo que você não tenha que arcar com juros e taxas bancárias pelo empréstimo, terá entregue a mercadoria sem receber a compensação financeira, o que comprometerá seu fluxo de caixa. Registrando a entrada de mercadorias e insumos
Para levar ao consumidor final a proposta de valor da sua empresa, você conta com fornecedores que vendem a matéria-prima para a produção, os produtos prontos para a revenda ou serviços necessários para possibilitar a sua atividade comercial. Quando a transação com a outra empresa é realizada, o fornecedor emite uma nota fiscal. Se você dirige uma microempresa ou empresa de pequeno porte enquadrada no Simples Nacional, tem a obrigação de escriturar esses documentos fiscais no Livro Registro de Entradas. É o que diz o artigo 3º da Resolução Nº 10/2007 do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (CGSN). Você deve adotar, segundo o texto: “IV - Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS; V - Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; VI - Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI. Os registros devem ser feitos documento por documento, em ordem cronológica, mas agrupados de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Para entender o que é isso e como atender à exigência da maneira correta, é fundamental que você conte com a ajuda de um bom contador. Com o advento da nota fiscal eletrônica (NF-e), a escrituração do registros de entradas segue sendo obrigatória para as empresas optantes do Simples Nacional, para eventuais conferências fiscais. Além do registro, é preciso ter atenção quanto ao armazenamento das notas. Não se trata de guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), mas sim o arquivo XML, que é onde estão todas as informações da NF-e. Se você utiliza um bom sistema de gestão, fica tudo muito mais fácil. Com ele, você pode automatizar os processos e integrar o registro dos documentos fiscais que entram com as ferramentas de controle financeiro da empresa. Além disso, o cálculo dos impostos correspondentes é agilizado e você ganha muito tempo. Afinal, cada NF-e que você recebe significa uma despesa e, com um sistema de gestão adequado, ao registrar a nota recebida, os valores já são computados também no controle do estoque, de entradas e despesas. Mas também pode ser que, por algum motivo, você mesmo seja o responsável por emitir uma nota fiscal de uma mercadoria que entra na sua empresa. Nesse caso, o documento fiscal costuma ser chamado de nota fiscal de entrada. O que é nota fiscal de entrada Nota fiscal de entrada é o documento para comprovação fiscal referente à movimentação de mercadorias que sua empresa está recebendo, em oposição à nota fiscal de saída, que é quando você vende um bem a um cliente. A responsabilidade pela emissão da nota fiscal de entrada é do comprador quando:
Afinal, são necessárias, além de um programa para a emissão da NF-e, soluções para o controle financeiro – fluxo de caixa, estoque, etc. Se você utilizar apenas planilhas no Excel, vai perder muitas horas com esse processo por semana. Voltando à nota fiscal que entra na empresa, há duas opções: Importação de nota fiscal É quando a empresa que vendeu a mercadoria para você fornece a NF-e. Nesse caso, você vai importar o arquivo XML da nota fiscal, registrando a entrada no controle tributário e também de estoque. Emissão de nota fiscal Você próprio emite a nota fiscal que comprova que a mercadoria voltou para a sua empresa, processo que acontece nos casos que listamos acima. Nessa situação, você faz o mesmo caminho para emitir uma nota fiscal de saída, mas o sistema apresentará a opção para selecionar qual tipo de documento está sendo emitido. Conclusão Mesmo os empresários mais experientes demoram para dominar todos os meandros da contabilidade. E, mesmo quando estão confiantes e acham que já sabem tudo, frequentemente cometem erros básicos que podem desorganizar o controle financeiro e tributário do negócio – sem contar o risco de o equívoco culminar em uma autuação. Assim, ao menor sinal de dúvida, consulte o seu contador. Não sabe se determinada situação exige a emissão de uma nota fiscal de entrada? Ligue para ele sem hesitar. Lembre-se: esse profissional tem muita familiaridade com temas fiscais e financeiros. Por isso, é um relacionamento importante de começar cedo, especialmente se você quer fazer seus negócios crescerem. Entenda a substituição tributária O ICMS é o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. É uma das principais fontes de arrecadação do Estado brasileiro. Assim, é considerado contribuinte aquele que realiza operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação com habitualidade ou em volume que caracterize intuito comercial. A instituição do ICMS nas atividades econômicas fica a cargo dos estados e do Distrito Federal, sempre respeitando as diretrizes da Lei Complementar Nº 87/1996, a Lei Kandir, que dispõe sobre o tema. A partir dessa condição de gestor do tributo, os estados podem atribuir a responsabilidade pelo pagamento do tributo a outro contribuinte, que não o gerador da venda inicial. É a isso que chamamos de substituição tributária. Assim, quem assume a condição de responsável pela retenção do pagamento do ICMS é o substituto, enquanto os substituídos são os demais envolvidos na cadeia de circulação da mercadoria. O objetivo desse recurso é simplificar a tributação de produtos que passam por vários intermediários antes de chegar ao consumidor final. A responsabilidade pelo pagamento do imposto ao Estado fica, então, apenas com uma das partes. Isso garante a simplificação da tributação e, consequentemente, mais efetividade e menos inadimplência. Automóveis, motocicletas, fumo, cimento e combustíveis são alguns exemplos de mercadorias que estão sujeitos à substituição tributária em praticamente todos estados brasileiros, já que a sua cadeia de circulação é composta por várias fases. E onde a tabela CEST entra nessa história? CEST é o acrônimo para Código Especificador da Substituição Tributária. Ou seja, a tabela atribui um código para cada categoria específica de mercadorias, com o objetivo de facilitar a identificação dos bens passíveis à substituição tributária. Isso não quer dizer que todos os produtos que constam na tabela CEST serão submetidos à substituição tributária. Afinal, como já vimos anteriormente, a Lei Kandir estabelece que as unidades federativas que devem instituir a cobrança do imposto. Ou seja, cada estado tem autonomia para decidir em quais dos produtos da tabela o contribuinte será um substituto. Como se adequar? E o que muda na prática para quem comercializa os produtos que constam na tabela? O parágrafo 1º da cláusula terceira do convênio do Confaz responde: “Nas operações com mercadorias ou bens listados nos Anexos II a XXIX deste convênio, o contribuinte deverá mencionar o respectivo CEST no documento fiscal que acobertar a operação, ainda que a operação, mercadoria ou bem não estejam sujeitos aos regimes de substituição tributária ou de antecipação do recolhimento do imposto;” Quando uma mercadoria que consta na tabela CEST é vendida, na hora de emitir a NF-e(nota fiscal eletrônica), o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) permanecerá o mesmo. A diferença estará no arquivo XML, que é aquele que, no final das contas, representa a NF-e. Os detalhes técnicos sobre a novidade estão na Nota Técnica 2015.003. Você pode fazer o download do arquivo no portal da Nota Fiscal Eletrônica. Até quando é possível se adequar? Os contribuintes podem adequar a emissão de suas NF-e à nova sistematização até o dia 1º de outubro de 2016. Inicialmente, a obrigatoriedade de identificar os produtos com o código CEST correspondente começaria no primeiro dia do ano. O que aconteceu é que o convênio 92/2015 foi em boa parte alterado, com novas redações e classificações de produtos. As mudanças constam no no convênio 146/2015 do Confaz, que alterou, então, o prazo de adequação para 1º de abril de 2016. A história não parou por aí, pois no dia 24 de março foi publicado o Convênio ICMS 16/2016, estabelecendo que as novas regras passarão a vigorar apenas em outubro. Ou seja, a não ser que a data não seja prorrogada novamente, você tem até o dia 1º de outubro para se adequar. Onde encontrar a tabela? A tabela original, com a lista de produtos e os respectivos códigos CEST, foi publicada junto com o texto do convênio 92/2015. No convênio 146/2015, no entanto, várias modificações foram feitas, então é nele que você deve se basear. Você pode consultar a tabela aqui, na lista de anexos que consta no final da página. O CEST é composto por sete dígitos. Os dois primeiros correspondem ao segmento da mercadoria (são 28 no total), os três seguintes ao item dentro desse segmento e os dois finais a especificações. Na tabela, ainda consta o NCM/SM (Nomenclatura Comum do Mercosul Sistema Harmonizado) correspondente a cada mercadoria. O NCM é um código estabelecido pelo governo brasileiro para identificar a natureza das mercadorias. É por aí que você vai encontrar o CEST do seu produto. Ao acessar a tabela pelo seu navegador, dê um CTRL + F e digite o NCM da sua mercadoria. Mas tenha atenção, porque as classificações não são as mesmas, então é possível que o mesmo NCM apareça em mais de uma categoria na tabela CEST. Um exemplo: um produto com o NCM 7311.00.00 pode ter o CEST 01.018.00, que corresponde a “cilindro de aço para GNV (gás natural veicular)”, ou 01.019.00, “recipientes para gases comprimidos ou liquefeitos, de ferro fundido, ferro ou aço, exceto o descrito no item 18.0”. O NCM é apenas uma referência. O que você precisa considerar é a descrição da mercadoria, que também consta na tabela. Se bate com o que você vende, é porque a NF-e que você emite após uma transação vai precisar carregar o CEST correspondente no arquivo XML, mesmo se, no seu estado, não seja exigida a substituição tributária para esse item. Cuidado na adequação Se você inserir o CEST manualmente em cada documento fiscal, perderá um bom tempo. Para tornar a tarefa mais prática, procure contar com um bom sistema de gestão que automatize ou facilite esse processo. Seja qual for a solução encontrada, não deixe de se atualizar quanto às mudanças na legislação tributária conversando com o seu contador. Esse profissional tem muita familiaridade com temas fiscais e financeiros, por isso é um relacionamento importante de começar cedo, especialmente se você quer fazer seus negócios crescerem. Uma pesquisa da empresa Kaspersky Lab, focada em serviços de segurança digital, mostra que carregar smartphones em entradas USB no computador pode ser algo perigoso, principalmente para quem quer manter dados pessoais seguros.
De acordo com as descobertas, nem todas as entradas USB dos computadores são seguras. Elas podem servir de passagens para malwares e ransomwares que trafegam do computador até o smartphone do usuário e colocam os dados armazenados no telefone em risco. Para piorar, os usuários que utilizam os aparelhos enquanto eles estão sendo carregados por este método facilitam ainda mais a infecção de arquivos malignos no telefone. Segundo a empresa, a prática pode fazer com que hackers obtenham o número de telefone e, com ele, possam realizar o download dos contatos armazenados no cartão SIM. Além disso, alguns smartphones têm sistemas de segurança mais frágeis e que possibilitam que os invasores instalem aplicativos voltados para o roubo de informações pessoais. Assim, para evitar qualquer problema, a companhia recomenda que os usuários tenham cautela ao conectar o smartphone em computadores públicos. Outra dica é sempre realizar limpezas e varreduras antivírus no computador pessoal para evitar qualquer transmissão de arquivos maliciosos para o smartphone. Desde o início da relação formal entre os sócios de uma organização, o contrato social tem o objetivo regular as relações entre eles. Todos assinam e definem as condições para o funcionamento daquela sociedade. É ali que se definem:
Qualquer detalhe deixado de fora pode ter reflexos negativos lá na frente. Entre os possíveis prejuízos decorrentes desse deslize estão:
Certamente, haverá pontos em comum, contemplados nos principais modelos, e detalhes que precisam ser estudados e elaborados, fazendo com que a figura do advogado seja indispensável e, muitas vezes, estratégica. Outro profissional que pode ajudar é o contador, que vai identificar o enquadramento da empresa, melhor regime tributário e outras opções relativas a gestão contábil do negócio. Essas definições vão assegurar maior rentabilidade e menores riscos de perdas para todos os lados da sociedade. Tudo nos mínimos detalhesHierarquia, funções e atribuições devem estar bem definidas para evitar qualquer problema. Em primeiro lugar, elabore cuidadosamente o objetivo da sua empresa. O empreendimento é vinculado a uma atividade econômica, que tem suas especificações, sendo necessário contar com profissionais indispensáveis para que o negócio possa funcionar. Esse é um dos exemplos que destacam a importância em detalhar qual é a área de atuação do seu empreendimento, mas é fundamental lembrar que a sua atuação empresarial está restrita ao que consta no contrato. Isso significa que os serviços que não estiverem detalhados no documento ficam fora das suas possibilidades. Esse cuidado estende-se também à definição sobre o cargo dos sócios, responsabilidades da diretoria e nível hierárquico da empresa. Quanto mais clareza for dada a esses pontos, melhor para o quadro societário e para empresa. Saída dos sóciosAntes de redigir o contrato, anote todos os possíveis cenários de discórdia dentro das relações entre os sócios e insira nas cláusulas como você poderá resolver estes problemas. Começar uma empresa é um momento de ânimo e otimismo, mas é preciso pensar como será se tudo der errado para resguardar a empresa no futuro. Por exemplo, se um sócio se mudar de cidade ou passar em um concurso público? Como deverá ser feito seu desligamento da empresa? Se um sócio não cumpre suas obrigações diárias e trabalha menos do que os outros, mas no contrato social a divisão do capital social da empresa é a mesma, como os sócios devem proceder com este “sócio improdutivo”? O que acontece com a empresa em caso de morte ou desistência de um dos sócios? Essa perspectiva tem que ser considerada no documento, que deve contemplar a distribuição das cotas acionárias, detalhando a possibilidade de compra, com prazos e valores. Alterações no ContratoApós o registro do contrato social da empresa, os sócios poderão fazer alterações no mesmo diretamente na unidade Junta Comercial de seu estado, mas cada alteração no contrato requere o pagamento de uma taxa de serviços. Tome cuidado ao fazer as alterações no contrato e junte o maior número de alterações para fazer de uma vez só. Desta forma, você não gera custos imprevistos e desnecessários para sua empresa. Dica de leituraPara ficar fera no assunto, uma leitura fundamental é o Manual de Redação de Contratos Sociais, Estatutos e Acordos de Sócios, elaborado pelos advogados Gladston Mamede e Eduarda Cotta Mamede. O livro destaca a aplicação conceitual e prática de todos os aspectos que envolvem a estruturação contratual. ConclusãoTer sócios pode ajudar o seu negócio a se expandir e ser mais rentável. Porém, para que a sociedade dê certo e seja harmoniosa para todos os envolvidos, é preciso detalhar cada ponto no contrato.
Nome Fantasia
A segunda parte dessa história. Há uma diferenciação importante relacionada ao conceito de marca. A finalidade e as possibilidades que uma empresa tem de usar o nome comercial ou de fachada são distintas de um registro ou patente de marca. Mas vamos aos detalhes. O que é Nome Fantasia? Junto da razão social é possível também registrar um nome fantasia, seja no contrato social, seja na Junta Comercial ou cartório. Se a denominação social traz informações sobre a natureza do empreendimento e precisa ser exclusiva, ficaria complicado usá-la em materiais de divulgação, como sites, cartazes, painéis ou mesmo na fachada de estabelecimentos. O nome fantasia é o nome comercial ou popular da empresa, que pode ser igual ou uma abreviação da razão social, mas também pode ser completamente diferente. Para que serve o nome fantasia? A finalidade do nome fantasia é facilitar a divulvação e a memorização, por seus clientes, do nome da empresa e dos produtos. Boa parte das marcas de empresas que conhecemos são nomes fantasia, promovidos por ações de marketing e publicidade. Um uso comum para nomes fantasia é a diferenciação de documentos entre filiais, incluindo o endereço ou localidade junto da razão social, por exemplo. Redes de varejo ou do comércio usam esse recurso para poder organizar seus processos sob um único CNPJ, por exemplo. Embora possa ser mencionado no contrato social da empresa, o nome fantasia só garante proteção de propriedade industrial se registrado junto a órgãoes de registro de marcas e patentes, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial). Você não é obrigado a registrar essa marca. Se optar por fazer isso, terá uma proteção. Mas o processo depende de uma série de verificações realizadas junto ao INPI, para averiguar se você realmente é o primeiro a usar esse nome em seu ramo de atividade, entre outros procedimentos. Acontece que a marca registrada é garantida apenas à primeira pessoa que use o nome de uma marca, de um produto ou um serviço. Quando registrada junto ao INPI, a marca passa a poder carregar uma marcação, símbolo ®. Feito isso, por lei, ninguém mais pode usar esse nome. Apenas se registrada, a marca pode passar a ser contabilizada como patrimônio da empresa, como um ativo -- que pode até ser vendido. Há casos de grandes empresas cujo valor da marca é muito superior a outros ativos, como imóveis e equipamentos, por serem amplamente conhecidas. Há casos ainda de marcas vendidas separadamente de toda a operação de produção. Sinônimos de nome fantasiaÉ sinônimo de nome comercial ou nome de fachada. Expressões ou característicasAs marcas registradas carregam o símbolo ®. As demais são usadas em painéis, nomes de site, cartazes, panfletos etc. sem peculiaridades ou regras tão claras. Exemplos de nome fantasia ou marcas
É importante diferenciar marcas de nomes fantasia. Uma marca está associada a um registro de propriedade intelectual, ao passo que o nome fantasia pode ou não estar registrado no contrato social, sem ter qualquer proteção. Uma marca não tem relação com um endereço ou sede: você pode registrar quantos nomes conseguir sem precisar abrir novas filiais para isso. Dois nomes fantasia no mesmo CNPJ? A cada CNPJ corresponde a uma razão social. Mas um mesmo CNPJ pode ter dois ou mais nomes fantasia? A dúvida, originada nos comentários, é pertinente. A inclusão do nome fantasia no contrato social e no cadsatro nacional é opcional, como citamos. Se você decidir fazer isso, pode incluir dois nomes fantasia no mesmo CNPJ. Nesse caso, a atividade da empresa não muda, e os diferentes nomes precisam estar ligados ao mesmo ramo de atividade (CNAE). Vale a pena verificar se você está com expectativa de usar o nome fantasia mais como uma marca associada a um produto, porque isso ser mais simples e dispensar alterações no contrato social (ficando a seu critério a avaliação sobre o registro da marca no momento oportuno). Como escolher razão social e nome fantasia Por serem complementares e diferentes, a maneira de escolher razão social e nome fantasia também varia. Para a razão social, um contador pode ajudar, realizando pesquisas sobre empresas que já tenham usado a mesma estrutura ou grafia. Outra opção é realizar a pesquisa na junta comercial ou cartório de registro -- é comum serem cobradas taxas por esse tipo de levantamento. É comum receber recomendações do contador nessa hora. A princípio, pode fazer sentido escolher uma variação de seu nome (como as iniciais), o nome completo seguido do regime de constituição, no caso dos MEI (microempreendedores individuais) ou a sequência de sobrenomes dos sócios. Considere, porém, que essa informação será apresentada a seus clientes em lançamentos de cartão de crédito ou na nota fiscal. Mesmo para franquias, em que há uma marca principal exibida na fachada ou na embalagem dos produtos, o nome social é diferente, para identificar o estabelecimento. No caso do nome fantasia, se você não pretende registrar a marca, há mais espaço para criar. Evite nomes de marcas famosas, personagens de filmes ou desenhos animados, por serem registrados por empresas grandes do universo do entretenimento. Fuja também de nomes já usados por concorrentes diretos: você vai precisar se destacar por seus atributos e diferenciais de qualidade, dificilmente haverá vantagens de tentar pegar essa "carona" na concorrência. Para quem quer registrar a marca, buscar uma assessoria profissional pode ser um bom caminho para quem não tem familiaridade com o assunto. Se você já tem uma ideia clara de como seu produto ou serviço vai ser chamado, aliás, é interessante usar essa designação na razão social, tanto para contar com a proteção legal que citamos, quanto para evitar que outra pessoa crie uma empresa com esse nome, exigindo esforços e até honorários de advogados para contornar a situação. Uma dúvida recorrente entre microempreendedores é: pode haver nome fantasia para MEI? A resposta é sim. Isso pode ser feito a qualquer tempo, atualizando os dados cadastrais. Mas lembre-se de que isso não assegura as proteções de propriedade intelectual, como explicamos acima. O DRE é obrigatório para todas as empresas, no entanto, a forma como ele é apresentado é diferente, dependendo da constituição delas. As Sociedades Anônimas (S.A.), por exemplo, precisam tornar o resultado público no diário oficial ou em veículos de comunicação. As Sociedades Limitadas (LTDA), por sua vez, decidem o período do exercício e arquivam o documento impresso e encardernado para apresentar ao Fisco em caso de fiscalização.
Uma das vantagens do DRE é facilitar e tornar as tomadas de decisão mais assertivas. Isso porque ele reúne e apresenta com exatidão as informações necessárias para avaliar o desempenho da empresa e medir o alcance dos objetivos estabelecidos para cada uma de suas áreas. É este documento que, juntamente com o demonstrativo do fluxo de caixa e obalanço patrimonial, aponta como está a saúde financeira de qualquer empresa, independente de seu porte ou segmento. Como estruturar o DREA elaboração do demonstrativo é feita de forma simples para que todos os gestores, financeiros ou não, possam interpretar corretamente os dados e, assim, buscar caminhos para melhorar a receita líquida. Desta forma, o relatório deve ser elaborado de forma sequencial e lógica (receitas menos dedução de impostos, custos e despesas), podendo conter tanto dados contábeis quanto administrativos. O importante é que ele sempre obedeça ao princípio do regime de competência. De acordo com esse regime, o registro de todo documento deve ser feito na data em que o evento aconteceu, seja uma entrada (vendas), seja uma saída (despesas e custos). Em uma linguagem mais técnica, trata-se do registro do documento na data do fato gerador, não importando o dia de pagamento ou recebimento. Essa forma de registrar todas as receitas e despesas é utilizada pela contabilidade. De forma resumida, o Demonstrativo de Resultado do Exercício em uma empresa é estruturado conforme a tabela abaixo. Na sequência, confira o que significa cada item. +Receita de vendas -Deduções de impostos =Receita líquida -Custo de produtos vendidos =Lucro bruto -Despesas fixas =Resultados antes do IRPJ e CSLL -IRPJ e CSLL =Resultado líquido 1. Receita de vendasReceita corresponde à entrada de dinheiro no caixa de uma empresa ou no patrimônio de alguém, em espécie ou créditos representativos de direitos (documento que garante ao proprietário a posse de mercadorias ou bens). Nesse caso, o valor é obtido a partir dasvendas de bens (produtos, terrenos), prestação de serviço (tarefa executada em um determinado período a partir de uma contrato) e recebimento de juros, royalties e dividendos pelo uso de outros ativos por terceiros. 2. Deduções de impostosDeduzir significa diminuir, subtrair ou retirar uma parte do total. Em outras palavras, quando falamos dos impostos, estamos nos referindo ao valor destinado ao pagamento deles. A expressão também é utilizada quando o valor total a ser pago é reduzido por algum fator. O Imposto de Renda é um exemplo bem prático. Ao declará-lo, as deduções podem diminuir o valor pago, aumentando as chances de restituição. 3. Receita líquidaA receita líquida corresponde ao montante exato que a empresa recebe pela venda de seus produtos ou serviços. Por isso, para representar o valor real de ganho, a receita líquida é obtida a partir de todo o valor adquirido com as vendas (receita de vendas) menos o desconto com os impostos (dedução). 4. Custo de produtos vendidos (CPV)O CPV corresponde a todos os custos referentes à fabricação de um produto. Engloba toda a quantia que uma empresa precisa desembolsar para que a fabricação do produto que ela vende seja possível. Aqui são incluídos a compra de matéria-prima, energia, água etc. O lucro bruto refere-se à diferença entre o que foi faturado (receita líquida) e o que foi gasto na produção da mercadoria (custo de produtos vendidos). Esse valor é um item importante para analisar o andamento do negócio, um vez que mostra o lucro real obtido pela empresa. 5. Despesas fixasAs despesas fixas são todos os gastos necessários para garantir o funcionamento da empresa. Por isso, são caracterizadas pela periodicidade mensal, independente de ter ou não faturamento. As contas de consumo geral, como água, energia e telefone, são exemplos dessas despesas. É importante lembrar que os custos de produção não são incluídos aqui. 6. IRPJ e CSLLIRPJ é a sigla utilizada para denominar o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, aplicado a todas as empresas e sociedades, registradas ou não. Outra taxa que deve ser paga pelas empresas é a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Ela recebe as mesmas normas de apuração e pagamento do IRPJ, mantendo a base de cálculo e as alíquotas previstas na legislação. 7. Resultado líquidoPor fim, temos o resultado líquido, obtido a partir da subtração dos impostos e taxas pagas do lucro bruto. Esse valor corresponde ao resultado de uma empresa, considerando os ganhos e descontos em determinado período. O resultado líquido é, portanto, bastante importante para realizar financiamentos próprios, investimentos ou ser dividido entre sócios, acionistas e funcionários. DRE para decisões melhoresCom essas informações, vai ficar mais fácil para você elaborar seu DRE e fazer um controle melhor do dinheiro da sua empresa. Afinal, a saúde financeira é fundamental para qualquer negócio! Conte com a gente para te ajudar nessa empreitada. Nesta situação, você precisa de três coisas para que tudo acabe bem e você receba o dinheiro pelo que você merece pelo serviço que prestou: muita sorte, experiência com clientes deste tipo ou você precisa encontrar na internet alguma solução para se distanciar deste pesadelo.
Aqui estamos, e escolhemos algumas dicas de negociação com os seus clientes para diminuir a taxa de atrasos (e calotes) na hora de você receber por algum serviço, confira: 1. Em qualquer negociação, ofereça descontos de 2% até 5% para pagamento do serviço antecipado em até 10 dias. Você deixa de ganhar uma quantia pequena mas apresenta uma alternativa excelente para seus clientes te pagarem mais cedo, dessa forma sua empresa garante o dinheiro mais rápido e não se aperta com o cliente no fim do mês.
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